LiveZilla Live Help

Sociale Media

Gesponserde Links

Outlook Express-gegevens bewaren
maandag 28 juli 2008 02:56

 

 

 

 

Outlook

 

 

Outlook Express-gegevens bewaren


Naast grote problemen met de pc zijn er kleine strubbelingen. Of gewoonweg wat goed tips. Dit keer tips voor je Outlook en Outlook Express

Overzichtelijk e-mailverkeer
Je Outlook Express-gegevens bewaren



Overzichtelijk e-mailverkeer

"Ik werk bij een bouwbedrijf hierdoor krijg ik van verschillende projecten
verschillende e-mails. Ik zou graag willen dat ik mijn e-mailverkeer per project/koper kan opslaan, zodat wanneer het project afgerond is ik deze e-mails in de desbetreffende map kan zetten en mee in het digitaal archief plaatsen."

Zonder meteen te verwijzen naar een soort customer relation management- of workflow-oplossing kun je proberen berichtregels in Outlook of Outlook Express te gebruiken. We gaan ervan uit dat je één van deze twee e-mailprogramma"s hebt. De mogelijkheden van berichtregels zijn in Outlook groter dan met Outlook Express.


Ten eerste moet je in Outlook (Express) een aantal nieuwe folders in Postvak In aanmaken, voor ieder project of koper één. Vervolgens dien je je te bedenken hoe Outlook (Express) berichten kan herkennen, zodat berichten kunnen worden toegewezen aan een project of koper.

Als de contactpersonen die bij een bepaald project of bepaalde koper bekend zijn, dan is het een optie om deze te koppelen aan een project of koper. Bijvoorbeeld als J. Jansen bij project A hoort, dan kun je daarop een berichtregel aanmaken. Bij een groot aantal e-mailadressen is het aan te raden met distributielijsten te werken. Eerst maak je een distributielijst aan per project. Vervolgens voeg je daar de juiste contactpersonen aan toe. In berichtregels maak je een regel op basis van distributielijsten per project of koper en laat deze verplaatsen naar de folder van bijbehorend project of koper.

Verder zou je kunnen denken aan een berichtregel die de onderwerp- en hoofdtekst bekijkt op bepaalde woorden zoals bijvoorbeeld de projectnaam of naam van de koper. Als er bijvoorbeeld in de onderwerp of koptekst het woord "project A" voorkomt dan wordt deze geplaatst in de folder "project A". Outlook Express kan overigens geen berichtregels maken op hoofdtekst.

Met de combinatie van berichtregels op e-mailadressen / distributielijsten én onderwerp- / hoofdtekst kom je een heel eind. Er zijn echter situaties denkbaar waarbij het niet werkt. Bijvoorbeeld als een projectnaam niet in de tekst wordt genoemd en / of als een contactpersoon bij meerdere projecten of kopers is betrokken. Enig handwerk is zeker bij Outlook Express onoverkomelijk.

Berichtregels vind je in Outlook (Express) in het menu Extra. Stel de regels op voor zowel binnenkomende als uitgaande berichten.



Je Outlook Express-gegevens bewaren

"Ik heb heel veel mailberichten staan in Outlook Express. Velen daarvan zou ik niet kwijt willen. Is het mogelijk om deze op te slaan en later weer, bijvoorbeeld na een nieuwe installatie, te bekijken."

Outlook Express maakt voor iedere folder, Postvak In, Verzonden Berichten enzovoort een apart bestand aan. Dit bestand heeft de extensie .dbx. Voor het adressenboek maakt Outlook Express een zogeheten .wab-bestand aan.

In Windows XP/2000 is de standaardfolder voor de dbx-bestanden: C:\Documents and Settings\Jouw inlognaam\Local Settings\ApplicationData\Identities\{...}\ Microsoft\Outlook Express\. Voor Windows 98/ME is dat C:\WINDOWS\Application Data\Identities\{...}\Outlook Express\. Ervan uitgaande dat Windows op de C-schijf staat.

Het adressenboek (wab-bestand) staat standaard bij Windows XP/2000 in C:\Documents and Settings\Jouw inlognaam\Application Data\Microsoft\Address Book\. Bij Windows 98 is dat de folder C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Address Book\.

Nu je de locaties weet van de berichten en adresboekbestanden kun je er een kopie van maken en deze bijvoorbeeld op een cd branden. Twijfel je of alle bestanden wel hebt gevonden, dan kun je zoeken naar "*.dbx" of "*.wab" (zonder aanhalingstekens).

Tip: als er op je pc meerdere gebruikersaccounts of identiteiten binnen dezelfde gebruikersaccount zijn, zul je ook meerdere berichten- en adresboekbestanden moeten veilig stellen.

Bij een nieuwe installatie van Windows kun je zowel de berichten als het adresboek importeren.

 

 
We hebben 64 gasten online